Cuentas del balance: qué son, ejemplos y cómo leerlas

Esta guía fue escrita especialmente para dueños(as) de pyme que reciben el balance del contador y quieren saber bien qué mirar en él.

¿Qué porcentaje de tu activo corriente está hoy en manos de tus clientes? Pocos dueños de pyme lo tienen claro, y ese número puede explicar muchas cosas. Manos a la obra: vamos a ver qué cuentas hace un balance, cómo se ordenan y qué mirar en ellas para anticipar problemas de caja.

Respuesta rápida: Las cuentas del balance son los registros contables que agrupan lo que una empresa tiene (activo), lo que debe (pasivo) y lo que pertenece a sus dueños (patrimonio) en una fecha específica. Siempre cumplen la ecuación Activo = Pasivo + Patrimonio, y su orden muestra si la pyme puede pagar sus compromisos de corto plazo.

En resumen:

• Tres grupos: todas las cuentas del balance caen en activo, pasivo o patrimonio.
• Corriente y no corriente: el activo y el pasivo se separan según si se convierten en plata o se pagan dentro de 12 meses.
• La ecuación siempre cuadra: Activo = Pasivo + Patrimonio; si no cuadra, hay un error de registro.
• Liquidez a la vista: comparar activo corriente con pasivo corriente muestra si la pyme cubre sus obligaciones del año.
• Obligación tributaria: en Chile, el régimen tributario define si la empresa debe llevar contabilidad completa con balance.
• Balance y estado de resultados: el balance es una foto en una fecha; el estado de resultados resume un período.

¿Qué son las cuentas del balance?

Las cuentas del balance son registros contables que muestran, en pesos y a una fecha de corte, los recursos, las obligaciones y el capital propio de una empresa. El balance general es el estado financiero que reúne todas esas cuentas en un solo documento.

Todas se ordenan en tres grupos y cumplen una regla fija, la ecuación contable:

Activo = Pasivo + Patrimonio

La ecuación dice algo muy concreto: todo lo que la empresa tiene fue financiado por terceros (pasivo) o por sus dueños (patrimonio). Cada venta, compra o pago mueve al menos dos cuentas para que la igualdad se mantenga.

¿Cuáles son las cuentas del activo?

Las cuentas del activo registran los bienes y derechos de la empresa que tienen valor en dinero. Según el glosario del Servicio de Impuestos Internos (SII), incluyen bienes raíces, vehículos, marcas, patentes y cuentas por cobrar, entre otros.

El activo se divide en dos bloques según el tiempo que tarda en convertirse en plata:

Activo corriente (se convierte en plata en menos de 12 meses):

• Efectivo y saldo en cuenta corriente
• Clientes o cuentas por cobrar
• Documentos por cobrar (cheques a fecha)
• Existencias o inventario
• IVA crédito fiscal
• PPM, pagos provisionales mensuales

Activo no corriente (permanece más de 12 meses):

• Maquinaria y equipos
• Vehículos
• Terrenos y construcciones
• Muebles y equipos computacionales
• Depreciación acumulada (resta valor a los bienes)
• Intangibles: marcas, software, licencias

 El IVA crédito fiscal es un activo porque es IVA pagado en compras que se descuenta del impuesto del mes. Los PPM son un activo porque son anticipos del impuesto a la renta que se imputan en la declaración anual.

¿Cuáles son las cuentas del pasivo?

Las cuentas del pasivo registran las obligaciones que la empresa tiene con terceros: proveedores, trabajadores, el Fisco y entidades que le prestaron dinero.

Pasivo corriente (vence en menos de 12 meses):

• Proveedores o cuentas por pagar
• IVA débito fiscal
• Remuneraciones e imposiciones por pagar
• Retenciones e impuestos por pagar
• Cuotas de créditos que vencen en el año

Pasivo no corriente (vence en más de 12 meses):

• Créditos a largo plazo
• Leasing de maquinaria o vehículos
• Provisiones de largo plazo
• Indemnizaciones por años de servicio provisionadas

El IVA débito fiscal es pasivo porque es IVA cobrado en las ventas que se debe enterar al Fisco en el Formulario 29. Puedes profundizar en IVA débito fiscal: qué es y cómo se calcula.

¿Qué cuentas forman el patrimonio?

El patrimonio es la diferencia entre el activo y el pasivo, y representa la parte de la empresa que pertenece a sus dueños. Sus cuentas habituales son estas:

• Capital pagado: el dinero o los bienes que los socios aportaron.
• Reservas: utilidades que se decidió mantener en la empresa.
• Utilidades o pérdidas acumuladas: resultados de años anteriores que no se retiraron.
• Resultado del ejercicio: la utilidad o pérdida del año, que viene del estado de resultados.
• Retiros: plata que los dueños sacan de la empresa; disminuye el patrimonio.

La cuenta de retiros es la que delata la mezcla de finanzas personales y del negocio. Cuando el dueño paga gastos propios con la cuenta de la empresa, el balance lo registra y el patrimonio baja.

¿Cómo se ve un balance con estas cuentas?

Este es un balance simplificado de una pyme de servicios al 31 de diciembre. Las cifras son un ejemplo ilustrativo, sin relación con una empresa real.

La ecuación cuadra: 37 millones de activo = 25 millones de pasivo + 12 millones de patrimonio.

¿Qué te dice el balance sobre tu liquidez?

El balance muestra la liquidez de una pyme al comparar lo que se convertirá en plata durante el año con lo que hay que pagar en ese mismo plazo. Tres lecturas rápidas bastan para empezar:

1. Capital de trabajo: activo corriente menos pasivo corriente. En el ejemplo, 23 – 18 = 5 millones de holgura.
2. Razón corriente: activo corriente dividido por pasivo corriente. En el ejemplo, 23 / 18 = 1,28 pesos disponibles por cada peso que vence en el año.
3. Peso de las cuentas por cobrar: en el ejemplo, los clientes por cobrar son cerca del 61% del activo corriente, mientras el efectivo cubre apenas un sexto del pasivo corriente.

Esa tercera lectura es importantísima. La empresa del ejemplo ganó 3 millones en el año y tiene un balance que cuadra, pero su plata está en manos de sus clientes. 

¿Tu pyme está obligada a hacer balance?

En Chile, la obligación de llevar contabilidad completa con balance depende del régimen tributario de la empresa. Así lo define el Servicio de Impuestos Internos (SII):

Aunque el régimen permita contabilidad simplificada, las entidades financieras del sistema tradicional suelen pedir el balance de 8 columnas al evaluar un crédito. Por eso conviene tener las cuentas del balance ordenadas aunque el SII no lo exija.

¿En qué se diferencia el balance del estado de resultados?

El balance muestra la situación de la empresa en una fecha exacta, como una foto; el estado de resultados resume los ingresos y gastos de un período, como una película. Ambos se conectan en una cuenta: el resultado del ejercicio pasa del estado de resultados al patrimonio del balance.

Por eso una empresa puede tener utilidad y quedarse corta de caja al mismo tiempo. La utilidad registra lo que se vendió; el efectivo registra lo que efectivamente se cobró.

¿Cómo tener tus cuentas del balance al día sin esperar al cierre?

La forma más simple de mantener al día las cuentas del balance es registrar ventas, compras y movimientos de la cuenta a medida que ocurren, en lugar de reconstruirlos una vez al año. Así el balance de abril deja de ser una sorpresa.

En Maxxa acompañamos ese orden con herramientas pensadas para pymes. El Software de Gestión Financiera se conecta al SII en 60 segundos, emite facturas ilimitadas, concilia tus movimientos y muestra tu estado de resultados y tu flujo de caja en tiempo real, con alertas tributarias para evitar multas. Si además necesitas separar la plata personal de la del negocio, la Cuenta Pyme te da una cuenta a nombre de tu empresa. Y el Termómetro Financiero te entrega una lectura de la salud financiera de tu pyme sin costo.

Preguntas frecuentes

¿Las cuentas por cobrar son activo o pasivo?

Las cuentas por cobrar son un activo corriente, porque representan dinero que los clientes deben pagarle a la empresa en el corto plazo.

¿El IVA es activo o pasivo?

El IVA crédito fiscal es un activo, porque es IVA pagado en compras que se descuenta del impuesto mensual. El IVA débito fiscal es un pasivo, porque es IVA cobrado en ventas que se debe pagar al Fisco en el Formulario 29.

¿Cada cuánto se hace el balance?

El balance tributario se prepara al cierre del ejercicio comercial, el 31 de diciembre, y sirve de base para la Operación Renta de abril. Para gestionar la caja, lo recomendable es revisar las cuentas del balance todos los meses.

¿Qué es el balance de 8 columnas?

El balance de 8 columnas es un formato contable que muestra cada cuenta en cuatro pares de columnas: sumas (débitos y créditos), saldos, inventario (activo y pasivo) y resultados (pérdidas y ganancias). Forma parte de la contabilidad completa y es el formato que el SII y las entidades financieras suelen solicitar.

Este artículo entrega orientación general y no reemplaza la asesoría de un contador o del Servicio de Impuestos Internos para el caso específico de tu empresa.