La factura proforma suele generar dudas en las pymes y profesionales que venden servicios o productos en Chile: ¿es una factura real?, ¿se declara ante el SII?, ¿para qué sirve exactamente dentro del proceso de venta?
Aunque se parece mucho a una factura ordinaria en su forma y contenido, en realidad es un documento previo que ayuda a formalizar una propuesta comercial antes de emitir el documento tributario definitivo.
Para despejar las dudas, en este artículo te explicamos qué es una factura proforma, para qué sirve, cuándo conviene usarla y cómo gestionarla correctamente
¿Qué es una factura proforma?
En términos simples, la factura proforma es un documento que adelanta toda la información de una operación comercial futura, pero que carece de valor fiscal y contable frente al Servicio de Impuestos Internos (SII).
Funciona como un documento provisional y estimado que refleja el contenido, cantidades, precios y condiciones de una transacción antes de que exista una obligación legal de pago.
En la práctica, la proforma se parece mucho a una factura ordinaria: incluye datos del vendedor y del comprador, detalle de los bienes o servicios, impuestos estimados y forma de pago.
Sin embargo, su finalidad es permitir que el destinatario revise y apruebe la propuesta, y que ambas partes negocien condiciones de venta con claridad antes de emitir la factura definitiva.
¿Para qué sirve una factura proforma?
La pregunta “para qué sirve una factura proforma” se responde mejor mirando el ciclo completo de la venta. La proforma se sitúa justo después de la cotización inicial y antes de la factura electrónica, ayudando a cerrar el acuerdo con información detallada y formal.
Algunos usos típicos:
- Informar al cliente de manera clara y documentada sobre precios, impuestos, descuentos y plazos de entrega.
- Negociar condiciones de venta (formas de pago, anticipos, plazos, garantías) sin asumir aún obligaciones tributarias.
- Respaldar solicitudes de aprobación interna del cliente, sobre todo en empresas con procesos de compra formales.
- Dar soporte documental en operaciones de comercio internacional, donde se requiere acreditar el valor y la descripción de la mercancía ante bancos, aduanas u otros organismos.
- Ordenar internamente tareas comerciales y de facturación, facilitando la trazabilidad de la transacción para ventas futuras.
Con el software de gestión de Maxxa, el flujo de facturación se vuelve mucho más ordenado y permite que los equipos de ventas y administración trabajen sobre la misma información, evitando duplicar esfuerzos y reduciendo errores en el proceso.
Diferencias entre factura proforma, presupuesto, guía de despacho y factura
Aunque a veces se usan como sinónimos, cada documento cumple una función diferente dentro del negocio. La siguiente tabla ayuda a visualizar las diferencias más importantes:
Documentos comerciales más habituales
Entender bien la diferencia entre factura proforma y otros soportes comerciales, como el presupuesto o la guía de despacho, evita confusiones con el cliente y ayuda a que cada uno se utilice en el momento adecuado. De esta forma, la gestión de facturas y del resto de la documentación se vuelve más ordenada y fácil de controlar.
Aspectos legales y fiscales de la factura proforma
En Chile, el SII reconoce como documentos tributarios válidos a las facturas, notas de crédito y débito y otros DTE autorizados, pero no a la factura proforma. Esto significa que la proforma no se declara en los formularios tributarios ni genera débitos o créditos de IVA.
Para dimensionar la importancia de los Documentos Tributarios Electrónicos en Chile, durante el año 2023 se emitieron más de 695 millones de DTE, entre facturas, boletas y otros comprobantes registrados ante el SII.
Algunos puntos clave:
- La factura proforma no sustituye a la factura electrónica exigida por el SII en las operaciones afectas a IVA.
- No se debe usar como respaldo único ante el SII, ya que no tiene numeración autorizada como DTE.
- Puede emplearse para respaldar internamente una transacción en curso, siempre que luego se emita la factura electrónica correspondiente.
- No exime al contribuyente de cumplir con los plazos y obligaciones de facturación establecidos en la normativa tributaria chilena.
Si tu empresa está revisando su estrategia tributaria, también puede ser útil entender los regímenes tributarios en Chile y sus características.
Datos obligatorios en una factura proforma
Aunque la ley chilena no define requisitos de las facturas proforma como lo hace con los DTE, existen buenas prácticas ampliamente aceptadas. Incorporar estos elementos facilita el control interno y aporta claridad al cliente.
Elementos recomendables:
- Título claro del documento: “Factura Proforma” o “Proforma”.
- Datos del vendedor (empresa): razón social, RUT, dirección, contacto.
- Datos del cliente: nombre o razón social, RUT, dirección, persona de contacto.
- Número interno o numeración de facturas proforma para control (no es numeración fiscal, pero sí de gestión).
- Fecha de emisión y, si aplica, fecha de vencimiento o validez de la oferta.
- Detalle de productos o servicios: descripción, cantidades, precios unitarios y totales.
- Impuestos estimados (por ejemplo, IVA) y total estimado a pagar.
- Condiciones de pago: plazos, medios de pago, anticipos, garantías.
- Condiciones comerciales adicionales: plazos de entrega, transporte, seguros, incoterms en caso de comercio internacional.
- Notas aclaratorias sobre su naturaleza: por ejemplo, indicar que es un documento informativo que no constituye factura ni genera obligación tributaria.
El software de facturación de Maxxa permite parametrizar todos los campos clave para que el contenido de cada comprobante se genere siempre con el mismo estándar, sin depender de planillas manuales y reduciendo el riesgo de errores.
Cómo hacer una factura proforma paso a paso
Al pensar en cómo hacer una factura proforma conviene seguir una secuencia sencilla, que luego se puede automatizar en la herramienta de facturación.
- Definir el cliente y la operación
- Identificar al destinatario (empresa o persona), su RUT y datos de contacto.
- Clarificar qué productos o servicios se van a ofrecer, en qué cantidades y bajo qué condiciones.
- Estructurar el contenido del documento
- Elegir un modelo o plantilla de factura proforma, idealmente dentro del software de facturación.
- Incluir el título “Factura Proforma” y completar los datos de la empresa y del cliente.
- Detallar los productos o servicios
- Describir cada producto o servicio, con cantidades, precios unitarios, descuentos y subtotales.
- Indicar la información relevante sobre la mercancía o el servicio (plazos, características, unidades de medida).
- Calcular impuestos y totales estimados
- Aplicar los impuestos que corresponderían en una factura real (por ejemplo, IVA).
- Mostrar el total estimado a pagar.
- Definir condiciones de pago y de entrega
- Establecer plazos, forma de pago (transferencia, tarjeta, crédito, etc.) y posibles anticipos.
- Detallar plazos de entrega, forma de despacho o servicios incluidos.
- Establecer la validez de la proforma
- Indicar hasta qué fecha la oferta mantiene precios y condiciones.
- Revisar, enviar y registrar
- Revisar que los datos sean correctos y coherentes.
- Enviar al cliente por correo electrónico o a través de un portal y registrar el documento en el sistema de facturación para dar seguimiento.
Con el software de Maxxa, puedes convertir cotizaciones y notas de venta en facturas electrónicas con un solo clic, evitando volver a ingresar datos y minimizando errores administrativos. Además, permite notificar de inmediato al cliente, agilizando todo el ciclo de facturación.
Cómo ayuda Maxxa en la gestión de facturas
Cuando el equipo comercial maneja muchas oportunidades al mismo tiempo, contar con un buen flujo de facturación es clave para mantener ordenado todo el proceso de venta.
El software de Maxxa permite centralizar en una sola plataforma la información de cada cotización, nota de venta y factura, lo que facilita conectar cada etapa con los pagos posteriores y el seguimiento de clientes.
Entre las ventajas de usar el software de facturación de Maxxa se encuentran:
- Generación rápida de facturas a partir de datos ya registrados de clientes, productos y listas de precios, sin tener que empezar desde cero en cada operación.
- Control interno de la numeración y el estado de los comprobantes (emitidos, enviados, pagados, pendientes), lo que hace más fácil priorizar gestiones y evitar duplicidades.
- Emisión ágil de facturas electrónicas válidas ante el SII, utilizando la información ingresada previamente para reducir errores y tiempos administrativos.
- Mayor trazabilidad de la transacción: es posible revisar el historial completo desde la cotización hasta el cobro, lo que aporta una visión más clara del negocio y de cada cliente.
Preguntas frecuentes sobre la factura proforma
¿La factura proforma se declara ante el SII?
La proforma no es un documento tributario oficial, por lo que no se incluye en declaraciones ni genera débitos o créditos de IVA.
¿Se puede usar una proforma como respaldo ante una fiscalización?
El SII exigirá siempre la factura o los DTE asociados a la operación. Por eso, la proforma nunca debe reemplazar la emisión de la factura correspondiente.
¿Puedo cobrar al cliente con una factura proforma?
No puedes cobrar un servicio ni un adelanto con una factura proforma, porque no tiene validez tributaria ni contable y no reemplaza a una factura o boleta válida ante el SII.
¿Es obligatorio usar factura proforma en Chile?
No es obligatorio, pero es una herramienta muy útil para empresas que manejan operaciones complejas o de alto monto. En particular, en comercio internacional o proyectos de largo plazo, ayuda a ordenar la información y a proteger la relación con el cliente.