¿Te pasó que enviaste una factura y te la rechazaron? No te preocupes, es más común de lo que crees. Te vamos a explicar de forma simple qué puedes hacer para solucionarlo rápido.
Cuando haces una factura, tienes que elegir si es "al contado" o "a crédito". Si eliges "al contado", significa que ya te pagaron antes de hacer la factura, y por eso tu cliente no puede rechazarla.
Pero si haces una factura "a crédito", tu cliente tiene 8 días para decidir si la acepta o la rechaza. Si no dice nada en esos 8 días, se considera que la aceptó automáticamente.
Generalmente hay 3 razones principales:
1. Falta información o hay errores
Esto pasa cuando tu factura no tiene todos los datos completos o algo está mal. Por ejemplo, si tu cliente es una empresa grande y se te olvidó poner el número de la orden de compra que te dieron.
Cuando haces una factura, toda la información se guarda en un archivo especial (XML) que incluye los datos del cliente, fecha, productos, precios, etc. Tu cliente revisa este archivo para verificar que todo esté correcto. Si falta algo o hay un error, va a rechazar la factura porque no puede confirmar que coincida con lo que pidió.
2. No recibieron lo que facturaste
Acá tu cliente argumenta que no le llegaron los productos o servicios que estás cobrando.
Importante: Ten mucho cuidado con esto, porque solo puedes cobrar judicialmente las facturas que fueron aceptadas. Si te rechazan una factura, no la puedes cobrar. Por eso es clave que confíes en tus clientes antes de entregarles productos o servicios a crédito.
3. Ya te habían pagado
Si tu cliente ya te pagó y después le mandas una factura a crédito, es normal que la rechace. En este caso, deberías haber hecho una factura al contado desde el principio.
Piénsalo desde su perspectiva: te pagó por adelantado, después le llega una factura a crédito que no puede rechazar después de 8 días, y potencialmente podrías mandarle otra factura al contado. Resultado: terminaría pagando dos veces por lo mismo.
Mantente atento los primeros 8 días
Cada vez que envíes una factura, estate pendiente durante la primera semana. Las empresas grandes suelen tener procesos de pago muy lentos y muchas veces no avisan cuando rechazan facturas de proveedores pequeños. Esto puede causarte problemas de flujo de caja porque estarás esperando dinero que nunca va a llegar.
Activa alertas automáticas
En lugar de estar revisando manualmente el sitio del SII todo el tiempo, puedes activar alertas que te avisen automáticamente cuando rechacen una factura. Así puedes actuar rápido y solucionar el problema antes de que sea tarde.
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Que te rechacen una factura no es el fin del mundo, pero sí es importante que sepas por qué pasó y cómo solucionarlo. Los motivos más comunes son errores en la información, problemas con la entrega, o que ya te habían pagado.
La clave está en estar atento durante los primeros 8 días después de enviar cada factura y tener sistemas que te alerten automáticamente si algo sale mal. Así puedes corregir la situación rápidamente y evitar problemas mayores con tu flujo de caja.