Gastos operacionales: Guía completa para entenderlos

Si tienes una empresa, probablemente revisas tus ventas todas las semanas. Pero hay algo igual o incluso más importante que muchas veces pasa desapercibido: tus gastos operacionales.

Porque no basta con vender más. Si tus gastos operacionales crecen sin control, tu rentabilidad puede empezar a estrecharse sin que lo notes.

Y en Chile, donde las pymes enfrentan costos de arriendo, sueldos, servicios, marketing y tecnología en constante ajuste, es fundamental entender bien este concepto.

¿Qué son los gastos operacionales?

Los gastos operacionales son todos los egresos que una empresa necesita para mantener su funcionamiento diario.

Se trata de los recursos que permiten operar, vender y administrar el negocio sin considerar inversiones mayores o financieras.

En pocas palabras, son los costos de “mantener las luces encendidas” dentro de cualquier organización.

La definición de gastos operacionales abarca los desembolsos vinculados directamente con las actividades habituales: sueldos, arriendos, suministros, servicios básicos, marketing o transporte.

Cuando analizas estos gastos dentro de tu empresa, estás observando lo que comúnmente se conoce como OPEX (Operational Expenditures).

Comprender qué son los gastos operativos y cómo se comportan a lo largo del tiempo es clave para mantener una buena salud financiera y tomar decisiones más rentables.

Características de los gastos operacionales

Las características de los gastos operativos ayudan a diferenciarlos de otros conceptos contables:

• Son recurrentes.
• Están asociados a la operación habitual.
• Impactan directamente en la utilidad operacional.
• No generan activos a largo plazo.

Entender estas características es clave para no confundirlos con inversiones o con gastos no operacionales.

Diferencia entre CapEx y OPEX: una distinción estratégica

Uno de los errores más comunes es confundir inversión con gasto. Aquí aparece la diferencia entre CapEx y OPEX.

CapEx corresponde a inversiones en activos a largo plazo como maquinaria, vehículos o infraestructura. Estos activos generan beneficios durante varios años.

OPEX, en cambio, se refiere al gasto operativo recurrente necesario para mantener la empresa funcionando.

Entender la diferencia entre CapEx y OPEX permite decidir si conviene invertir en un activo propio o externalizar el servicio, impactando directamente la estructura financiera.

Impacto de los gastos operacionales en la rentabilidad y en los estados financieros

Los gastos operacionales impactan directamente en el estado de resultados, específicamente en la utilidad operacional.

El impacto en los estados financieros se refleja en:

• Reducción del margen operacional.
• Cambios en la rentabilidad.
• Variaciones en indicadores de eficiencia.

Cuando los gastos operacionales aumentan más rápido que las ventas, el margen operacional se reduce.

Esto significa que, incluso con buenos niveles de facturación, la utilidad final puede verse afectada. En cambio, una estructura de costos operativos eficiente permite que una mayor proporción de los ingresos se convierta en ganancia.

Además, los gastos fijos y variables influyen en el punto de equilibrio. Si tus gastos fijos son elevados, necesitarás vender más para cubrirlos.

Por eso, una gestión estratégica del OPEX no solo mejora los números actuales, sino que fortalece la sostenibilidad financiera y la capacidad de crecimiento en el largo plazo.

En casos de empresas que participan en licitaciones, mantener un OPEX ordenado aumenta la confianza ante entidades financieras y respaldos de garantías técnicas.

Si te interesa participar en licitaciones, puedes encontrarlas más fácilmente en Mercado Público con este recomendador de licitaciones de Maxxa.

Clasificación de los gastos operativos

Dentro de una empresa, los gastos operacionales pueden dividirse en distintas categorías que facilitan su identificación y control.

Esta clasificación de gastos operativos es esencial tanto para contadores como para gerentes financieros, ya que permite detectar oportunidades de ahorro y eficiencia.

• Gastos administrativos y operativos: incluyen el personal de oficina, arriendos, seguros, suministros y herramientas de gestión.
• Gastos de ventas y distribución: publicidad, marketing, logística, comisiones, transporte y empaques.
• Gastos de mantenimiento y soporte técnico: servicios de limpieza, reparación, sistemas informáticos o software de operación.

Cada categoría aporta información útil sobre cómo se comporta la estructura de costos de una organización y dónde se generan los principales consumos de recursos.

Ejemplos de gastos operacionales en Chile

Para entender mejor los ejemplos de gastos operacionales, imaginemos una pyme de servicios en Chile.

En su presupuesto mensual podrían aparecer:

• Sueldos del personal administrativo y operativo.
• Arriendo de oficina o bodega.
• Consumo eléctrico y conexión a internet.
• Servicios profesionales externos, como contabilidad o marketing digital.
• Licencias de software o gestor documental.
• Insumos de oficina y mantenimiento de equipos.

En el caso de una empresa productiva, también se incluiría el transporte de materias primas, el almacenamiento o parte del costo de bienes vendidos.

Todos estos conceptos componen los costos operativos dentro de la empresa, y su correcta identificación es vital para medir la eficiencia con la que se utilizan los recursos.

Cómo calcular los gastos operacionales

Saber cómo calcular los gastos operacionales de una empresa es fundamental para cualquier análisis financiero.

El cálculo consiste en sumar todos los gastos asociados a la operación durante un período determinado, excluyendo el costo de bienes vendidos y los gastos no operacionales.

La fórmula general es:

Gastos operacionales = Gastos administrativos + Gastos de ventas + Gastos generales

Al aprender cómo calcular los gastos operacionales, puedes identificar rápidamente cuánto pesa tu estructura fija sobre los ingresos.

Estrategias para reducir los gastos operacionales

Controlar los costos sin afectar el rendimiento es uno de los desafíos más grandes de cualquier negocio.

Existen diversas estrategias orientadas a lograr una optimización de los gastos operacionales:

1. Automatización de procesos contables: integrar plataformas que automaticen conciliaciones, facturación y reportes financieros, ahorra horas de trabajo y disminuye errores humanos.
2. Digitalización administrativa: utilizar herramientas que reemplacen procesos manuales o documentos impresos por versiones digitales seguras.
3. Optimización de proveedores: comparar frecuentemente contratos de servicios, energía o insumos para negociar mejores condiciones.
4. Uso de software de gestión financiera: adoptar plataformas como las de Maxxa, que ayudan a controlar flujos, emitir documentos y visualizar indicadores clave en tiempo real.
5. Formación interna: educar al personal sobre la importancia de controlar gastos en cada área ayuda a instalar una cultura de eficiencia.

Estas prácticas generan beneficios, como mayor liquidez, decisiones más ágiles y capacidad de reinversión.

Errores frecuentes en la gestión de gastos operativos

Entre los errores más comunes están:

• Mezclar gastos personales y empresariales.
• No separar gastos administrativos y operativos.
• Ignorar gastos no operacionales.
• No proyectar escenarios.
• No revisar indicadores mensuales.

Estos errores distorsionan la toma de decisiones y afectan la salud financiera.

Cómo una mejor gestión financiera optimiza los gastos operacionales

El control de costos operativos no solo se basa en recortar, sino en planificar. Usar herramientas digitales permite automatizar cálculos, centralizar datos y ganar tiempo de análisis.

Las pymes que implementan software de gestión en la nube logran reducir su gastos operacionales al digitalizar tareas rutinarias y mejorar la comunicación interna.

A su vez, pueden acceder con mayor facilidad a productos de financiamiento y capital de trabajo, gracias a su orden financiero demostrado.

En este contexto, soluciones como las que ofrece Maxxa permiten a las empresas optimizar sus gastos, mejorar su flujo de caja y digitalizar su gestión financiera.

Desde la emisión de garantías hasta la automatización de la facturación, cada herramienta ayuda a fortalecer la estructura operativa y liberar recursos para invertir en crecimiento.