El presupuesto maestro es el pilar de la planificación financiera para cualquier empresa que busque avanzar con metas claras y un camino bien trazado. Lo bueno es que cualquier pyme puede construir su propio presupuesto maestro.
El presupuesto maestro es el documento que integra todos los presupuestos de una empresa: ventas, producción/compras, gastos, caja y los estados financieros proyectados (estado de resultados, balance, flujo de caja).
A diferencia de un presupuesto operativo, que solo cubre una parte, el maestro abarca toda la empresa y toda la temporalidad (normalmente un año). Es “maestro” porque domina y coordina los demás presupuestos.
Construir un presupuesto maestro tiene beneficios concretos:
La creación de un presupuesto maestro es el punto de partida para una gestión financiera efectiva en cualquier negocio.
En Chile, donde el 74% de los emprendedores y microempresarios no ha recibido capacitación financiera formal, el riesgo de errores y problemas en el control presupuestario es mayor. (Fuente)
Por eso, contar con un presupuesto maestro bien diseñado es una ventaja competitiva.
Aquí se incluyen:
Por ejemplo: si proyectas vender 1000 unidades al mes a $20.000 cada una, tu ingreso mensual será un producto de eso. Luego calculas cuántas unidades debes comprar o fabricar para atender esa venta.
Incluye:
Armar un presupuesto maestro es un proceso lógico.
Antes de ver números, necesitas tener claro qué esperas conseguir durante el período que vas a presupuestar.
¿Quieres aumentar ventas? ¿Controlar mejor los costos? ¿Invertir en equipos? ¿Abrir un nuevo canal de distribución? ¿Expandirte a una nueva ciudad?
Es más fácil preparar el presupuesto maestro si partes de objetivos bien definidos.
Aquí no se improvisa: mientras más datos tengas, mejor. Revisa ventas pasadas, costos, gastos, inventarios, sueldos, campañas de marketing, horas de trabajo, etc.
Y no solo tus números: recopila también los presupuestos o planes de cada área. Ventas sabe cuánto espera vender, marketing sabe qué campañas vienen, finanzas sabe qué deudas o compromisos existen. Toda esa información es la materia prima del presupuesto maestro.
El software de Maxxa facilita la contabilidad al ofrecer clasificación automática de ingresos y egresos, creación de informes de Estado de Resultados y Flujos, y una conciliación bancaria inteligente con tu banco. Así, toda la información clave para tu presupuesto maestro queda actualizada, ordenada y lista para ser consultada y analizada en un solo lugar, sin esfuerzo manual ni complicaciones.
Un presupuesto maestro se arma desde abajo, no desde arriba. Por eso, lo que sigue es elaborar los distintos presupuestos parciales: presupuesto de ventas, presupuesto de compras o producción, presupuesto de gastos operacionales, presupuesto de caja.
Cada uno aporta una pieza distinta del rompecabezas. Por ejemplo, si ventas proyecta crecer un 15%, el departamento de producción debe prepararse para aumentar su capacidad.
Una vez que tienes los presupuestos parciales, viene la etapa más estratégica: integrarlos.
Al consolidarlos, aparecen relaciones que no se ven al trabajar por separado. Por ejemplo:
Esto es lo que transforma una colección de datos en un presupuesto maestro: un documento que muestra el panorama completo.
Ningún presupuesto queda perfecto a la primera. Lo ideal es revisarlo con mirada crítica:
También conviene hacer variaciones: un escenario optimista, uno base y uno pesimista. Esto te prepara para reaccionar si algo no sale como esperabas.
Cuando el documento ya está afinado, llega el momento de aprobarlo. Esto no es un acto formal: es lograr que cada área entienda su rol y sus números.
El presupuesto maestro solo funciona si todos lo conocen y trabajan alineados con él. Comunicarlo es tan importante como hacerlo.
Un presupuesto maestro no es un documento para guardar en un cajón: es una herramienta viva.
Cada mes (o trimestre), debes comparar lo presupuestado con los resultados reales.
Este seguimiento es lo que convierte tu presupuesto en una guía real y no en un ejercicio teórico.
Supón que una tienda en Viña del Mar proyecta ventas por $100 millones para el año siguiente, con un crecimiento esperado del 15%.
El presupuesto maestro parte por el detalle de esas ventas mes a mes, continúa con el cálculo de compras necesarias para mantener stock óptimo (por ejemplo, 2000 productos iniciales y 1500 al cierre del periodo), sigue con la estimación de gastos de arriendo, luz, sueldo del personal e inversión en marketing digital.
El resultado: un estado proyectado de resultados donde puedes ver cuánto debería quedar en caja para acometer inversiones, pagar impuestos o incluso repartir utilidades.
Con el Software de Facturación, Venta y Finanzas de Maxxa puedes trabajar con información más ordenada, actualizada y segura, evitando errores y tomando decisiones con mucha más claridad.
Lo más recomendable es hacer ajustes cada mes y una revisión a fondo cada trimestre, o si ocurre algún cambio importante en tu entorno. Además, vale la pena revisar la versión final y consolidada del presupuesto para detectar cualquier inconsistencia y asegurarse de que todo está alineado con la realidad de la empresa.
Analiza las causas, corrige y comunica los cambios rápidamente a todo el equipo.
Sí, y de hecho es especialmente recomendable: aunque las proyecciones pueden ser más inciertas, te permitirá anticipar necesidades.