El certificado de vigencia de empresa es un documento clave para acceder a financiamiento, firmar contratos, postular a licitaciones y demostrar formalidad ante bancos e instituciones. Obtenerlo es un trámite relativamente simple, pero hacerlo bien evita rechazos, demoras y costos innecesarios.
El certificado de vigencia de sociedad es un documento que certifica la existencia legal y actual de una empresa, dejando constancia de que no hay inscripciones que indiquen su término en el registro de comercio correspondiente.
En términos simples, acredita que la sociedad sigue activa y que sus datos inscritos están al día ante el Conservador de Bienes Raíces o el registro respectivo.
La principal utilidad de un certificado de vigencia es que permite probar que la sociedad está vigente y que no ha sido disuelta, liquidada ni cancelada su inscripción.
Se utiliza principalmente para solicitar financiamiento en bancos u otras instituciones, para el otorgamiento de garantías, participar en licitaciones públicas o privadas, firmar contratos relevantes con proveedores o clientes y realizar distintos trámites legales o comerciales.
En términos prácticos, es una forma de dar confianza y respaldo jurídico en cualquier operación importante donde se requiera comprobar la existencia y vigencia de la empresa.
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El proceso para el trámite varía según la forma en que se realizó la constitución de la empresa.
Este es el caso de las empresas que se constituyeron mediante escritura pública ante notaría, luego se publicaron en el Diario Oficial y finalmente se inscribieron en el registro de comercio del conservador de bienes raíces correspondiente.
Si tienes una carpeta física con la escritura, el acta y la inscripción, entonces tu empresa pertenece a este sistema.
Hoy más del 90% de las empresas en Chile se constituyen bajo este sistema. Si tu sociedad fue creada en el Registro de Empresas y Sociedades o migraste desde el sistema tradicional, el proceso es mucho más simple.
En este caso, el certificado se obtiene completamente en línea y es gratuito.
El proceso completo puede tomar menos de un minuto si ya tienes tu Clave Única activa.
Si tu empresa está en el sistema tradicional, el trámite puede implicar costo, mayor tiempo de espera y, en algunos casos, gestión presencial.
Si está en Empresa en un Día, el proceso es inmediato, digital y gratuito.
Por eso muchas empresas han optado por migrar al sistema digital. Tener toda la información en línea facilita la gestión, especialmente cuando necesitas rapidez para postular a financiamiento o emitir garantías para licitaciones.
El costo del certificado de vigencia depende del sistema en que fue creada la empresa.
Si la sociedad se constituyó en el sistema tradicional y está inscrita en el conservador de bienes raíces, el certificado tiene un costo que varía según la comuna, ya que cada conservador fija su propia tarifa.
En cambio, si la empresa fue creada en el sistema Empresa en un Día, el certificado se obtiene de forma completamente gratuita a través del portal del Registro de Empresas y Sociedades y se descarga de inmediato.
Legalmente el certificado no tiene una fecha de vencimiento establecida por ley. Sin embargo, en la práctica, muchas instituciones exigen que haya sido emitido recientemente.
Los bancos y entidades financieras suelen solicitar que tenga una antigüedad máxima de 30 días, mientras que en licitaciones o contratos privados generalmente aceptan hasta 60 días.
Por eso, aunque no caduque formalmente, es recomendable solicitar uno nuevo si el documento ya tiene más de uno o dos meses.
Para dueños de pymes y emprendedores que solicitan crédito pyme o capital de trabajo, es recomendable planificar la obtención del certificado de vigencia de sociedad con el tiempo suficiente.
Del mismo modo, contadores que preparan carpetas de financiamiento, garantías técnicas o licitaciones deberían revisar siempre la fecha de emisión del certificado y renovar el documento cuando se acerque a ese umbral de 30 días que suelen exigir bancos y mandantes.
Mantener ordenados los antecedentes legales es parte de una buena gestión financiera. Muchas veces el acceso rápido a capital de trabajo depende de tener la documentación lista.
Una empresa ordenada avanza más rápido en sus procesos. Cuando la información está actualizada, el análisis es más ágil y las oportunidades no se pierden por demoras administrativas.
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El certificado emitido por el Registro de Empresas y Sociedades incluye un código de validación que permite comprobar su autenticidad en la misma plataforma.
No. El certificado de vigencia acredita que la sociedad está legalmente activa, mientras que el inicio de actividades acredita que la empresa se dio de alta ante el SII para efectos tributarios. Son documentos distintos y cumplen funciones diferentes.
Puedes ver tu certificado de vigencia ingresando al portal del Registro de Empresas y Sociedades si tu empresa fue creada en Empresa en un Día, donde puedes descargarlo en línea. Si tu sociedad fue constituida en el sistema tradicional, debes solicitarlo y revisarlo a través del conservador de bienes raíces correspondiente al domicilio social de la empresa.