Certificado de Vigencia de Empresa: Guía para obtenerlo rápido

El certificado de vigencia de empresa es un documento clave para acceder a financiamiento, firmar contratos, postular a licitaciones y demostrar formalidad ante bancos e instituciones. Obtenerlo es un trámite relativamente simple, pero hacerlo bien evita rechazos, demoras y costos innecesarios.

¿Qué es el Certificado de Vigencia de Empresa?

El certificado de vigencia de sociedad es un documento que certifica la existencia legal y actual de una empresa, dejando constancia de que no hay inscripciones que indiquen su término en el registro de comercio correspondiente.

En términos simples, acredita que la sociedad sigue activa y que sus datos inscritos están al día ante el Conservador de Bienes Raíces o el registro respectivo.

¿Para qué sirve el Certificado de Vigencia de Empresa?

La principal utilidad de un certificado de vigencia es que permite probar que la sociedad está vigente y que no ha sido disuelta, liquidada ni cancelada su inscripción.

Se utiliza principalmente para solicitar financiamiento en bancos u otras instituciones, para el otorgamiento de garantías, participar en licitaciones públicas o privadas, firmar contratos relevantes con proveedores o clientes y realizar distintos trámites legales o comerciales.

En términos prácticos, es una forma de dar confianza y respaldo jurídico en cualquier operación importante donde se requiera comprobar la existencia y vigencia de la empresa.

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Cómo obtener el Certificado de Vigencia de Empresa

El proceso para el trámite varía según la forma en que se realizó la constitución de la empresa.

Si tu empresa fue creada en el sistema tradicional en papel

Este es el caso de las empresas que se constituyeron mediante escritura pública ante notaría, luego se publicaron en el Diario Oficial y finalmente se inscribieron en el registro de comercio del conservador de bienes raíces correspondiente.

Si tienes una carpeta física con la escritura, el acta y la inscripción, entonces tu empresa pertenece a este sistema.

• Paso 1: Identifica el conservador correspondiente: Debes dirigirte al conservador de bienes raíces del domicilio social de tu empresa. El domicilio social es la comuna que figura en la escritura de constitución.
• Paso 2: Verifica si el trámite es online o presencial: Aquí hay una diferencia importante. Algunos conservadores permiten hacer la solicitud en línea a través de su página web. Otros, especialmente en comunas más pequeñas, todavía funcionan principalmente de manera presencial. No existe un sistema centralizado. Cada conservador opera de manera independiente, por lo que deberás revisar directamente en su sitio web o consultar telefónicamente o por correo electrónico.
• Paso 3: Realiza la solicitud: Una vez identificado el conservador correcto, debes solicitar el certificado de vigencia indicando los datos de la empresa, como razón social y número de inscripción si lo tienes.
• En algunos casos podrás hacer el trámite en línea y pagar electrónicamente. En otros, deberás enviar a una persona presencialmente a gestionar el documento.
• Paso 4: Paga el costo correspondiente: A diferencia del sistema Empresa en un Día, aquí el certificado tiene costo. El valor depende del conservador. No existe una tarifa única para todo Chile. Además, los plazos de entrega pueden variar considerablemente. En algunos casos puede demorar varios días e incluso semanas.
• Paso 5: Recibe el documento: Una vez emitido, recibirás el certificado en formato físico o digital, dependiendo del sistema utilizado. Es importante considerar que muchas instituciones exigen que el certificado tenga una antigüedad máxima de 30 o 60 días, por lo que si vas a usarlo para bancos, licitaciones o contratos, asegúrate de que esté actualizado.

Si tu empresa fue creada en Empresa en un Día

Hoy más del 90% de las empresas en Chile se constituyen bajo este sistema. Si tu sociedad fue creada en el Registro de Empresas y Sociedades o migraste desde el sistema tradicional, el proceso es mucho más simple.

En este caso, el certificado se obtiene completamente en línea y es gratuito.

• Paso 1: Ingresa al portal del Registro de Empresas y Sociedades: Debes entrar al sitio oficial del Registro de Empresas y Sociedades. Desde allí puedes realizar la búsqueda de cualquier empresa inscrita en el sistema, ya que el registro es público. No necesitas ser el dueño de la empresa para obtener el certificado. Cualquier persona puede hacerlo si conoce el RUT.
• Paso 2: Inicia sesión con tu RUT y Clave Única: Para realizar la solicitud debes iniciar sesión con tu RUT y Clave Única. No necesariamente debe ser el representante legal quien haga el trámite.
• Paso 3: Selecciona la opción de obtener certificados: Dentro del portal, debes buscar la sección correspondiente a obtención de certificados. Luego deberás ingresar el RUT de la empresa de la cual deseas obtener el documento.
• Paso 4: Solicita y descarga: Una vez ingresado el RUT y seleccionada la opción, solo debes confirmar la solicitud. El sistema generará automáticamente el documento en formato digital. El certificado se descarga de inmediato y no tiene costo.

El proceso completo puede tomar menos de un minuto si ya tienes tu Clave Única activa.

Diferencias clave entre ambos sistemas

Si tu empresa está en el sistema tradicional, el trámite puede implicar costo, mayor tiempo de espera y, en algunos casos, gestión presencial.

Si está en Empresa en un Día, el proceso es inmediato, digital y gratuito.

Por eso muchas empresas han optado por migrar al sistema digital. Tener toda la información en línea facilita la gestión, especialmente cuando necesitas rapidez para postular a financiamiento o emitir garantías para licitaciones.

¿Cuál es el costo y la vigencia del Certificado?

Costo

El costo del certificado de vigencia depende del sistema en que fue creada la empresa.

Si la sociedad se constituyó en el sistema tradicional y está inscrita en el conservador de bienes raíces, el certificado tiene un costo que varía según la comuna, ya que cada conservador fija su propia tarifa.

En cambio, si la empresa fue creada en el sistema Empresa en un Día, el certificado se obtiene de forma completamente gratuita a través del portal del Registro de Empresas y Sociedades y se descarga de inmediato.

Vigencia

Legalmente el certificado no tiene una fecha de vencimiento establecida por ley. Sin embargo, en la práctica, muchas instituciones exigen que haya sido emitido recientemente.

Los bancos y entidades financieras suelen solicitar que tenga una antigüedad máxima de 30 días, mientras que en licitaciones o contratos privados generalmente aceptan hasta 60 días.

Por eso, aunque no caduque formalmente, es recomendable solicitar uno nuevo si el documento ya tiene más de uno o dos meses.

Recomendación práctica para dueños de empresas y contadores

Para dueños de pymes y emprendedores que solicitan crédito pyme o capital de trabajo, es recomendable planificar la obtención del certificado de vigencia de sociedad con el tiempo suficiente.

Del mismo modo, contadores que preparan carpetas de financiamiento, garantías técnicas o licitaciones deberían revisar siempre la fecha de emisión del certificado y renovar el documento cuando se acerque a ese umbral de 30 días que suelen exigir bancos y mandantes.

Mantener ordenados los antecedentes legales es parte de una buena gestión financiera. Muchas veces el acceso rápido a capital de trabajo depende de tener la documentación lista.

Una empresa ordenada avanza más rápido en sus procesos. Cuando la información está actualizada, el análisis es más ágil y las oportunidades no se pierden por demoras administrativas.

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Preguntas frecuentes sobre el Certificado de Vigencia de Empresa

¿Cómo se verifica el Certificado de Vigencia de Empresa?

El certificado emitido por el Registro de Empresas y Sociedades incluye un código de validación que permite comprobar su autenticidad en la misma plataforma.

¿El certificado de vigencia reemplaza el certificado de inicio de actividades?

No. El certificado de vigencia acredita que la sociedad está legalmente activa, mientras que el inicio de actividades acredita que la empresa se dio de alta ante el SII para efectos tributarios. Son documentos distintos y cumplen funciones diferentes.

¿Dónde puedo ver mi certificado de vigencia de empresa?

Puedes ver tu certificado de vigencia ingresando al portal del Registro de Empresas y Sociedades si tu empresa fue creada en Empresa en un Día, donde puedes descargarlo en línea. Si tu sociedad fue constituida en el sistema tradicional, debes solicitarlo y revisarlo a través del conservador de bienes raíces correspondiente al domicilio social de la empresa.