La factura proforma suele generar dudas en las pymes y profesionales que venden servicios o productos en Chile: ¿es una factura real?, ¿se declara ante el SII?, ¿para qué sirve exactamente dentro del proceso de venta?
Aunque se parece mucho a una factura ordinaria en su forma y contenido, en realidad es un documento previo que ayuda a formalizar una propuesta comercial antes de emitir el documento tributario definitivo.
Para despejar las dudas, en este artículo te explicamos qué es una factura proforma, para qué sirve, cuándo conviene usarla y cómo gestionarla correctamente
En términos simples, la factura proforma es un documento que adelanta toda la información de una operación comercial futura, pero que carece de valor fiscal y contable frente al Servicio de Impuestos Internos (SII).
Funciona como un documento provisional y estimado que refleja el contenido, cantidades, precios y condiciones de una transacción antes de que exista una obligación legal de pago.
En la práctica, la proforma se parece mucho a una factura ordinaria: incluye datos del vendedor y del comprador, detalle de los bienes o servicios, impuestos estimados y forma de pago.
Sin embargo, su finalidad es permitir que el destinatario revise y apruebe la propuesta, y que ambas partes negocien condiciones de venta con claridad antes de emitir la factura definitiva.
La pregunta “para qué sirve una factura proforma” se responde mejor mirando el ciclo completo de la venta. La proforma se sitúa justo después de la cotización inicial y antes de la factura electrónica, ayudando a cerrar el acuerdo con información detallada y formal.
Algunos usos típicos:
Con el software de gestión de Maxxa, el flujo de facturación se vuelve mucho más ordenado y permite que los equipos de ventas y administración trabajen sobre la misma información, evitando duplicar esfuerzos y reduciendo errores en el proceso.
Aunque a veces se usan como sinónimos, cada documento cumple una función diferente dentro del negocio. La siguiente tabla ayuda a visualizar las diferencias más importantes:
Entender bien la diferencia entre factura proforma y otros soportes comerciales, como el presupuesto o la guía de despacho, evita confusiones con el cliente y ayuda a que cada uno se utilice en el momento adecuado. De esta forma, la gestión de facturas y del resto de la documentación se vuelve más ordenada y fácil de controlar.
En Chile, el SII reconoce como documentos tributarios válidos a las facturas, notas de crédito y débito y otros DTE autorizados, pero no a la factura proforma. Esto significa que la proforma no se declara en los formularios tributarios ni genera débitos o créditos de IVA.
Para dimensionar la importancia de los Documentos Tributarios Electrónicos en Chile, durante el año 2023 se emitieron más de 695 millones de DTE, entre facturas, boletas y otros comprobantes registrados ante el SII.
Algunos puntos clave:
Si tu empresa está revisando su estrategia tributaria, también puede ser útil entender los regímenes tributarios en Chile y sus características.
Aunque la ley chilena no define requisitos de las facturas proforma como lo hace con los DTE, existen buenas prácticas ampliamente aceptadas. Incorporar estos elementos facilita el control interno y aporta claridad al cliente.
Elementos recomendables:
El software de facturación de Maxxa permite parametrizar todos los campos clave para que el contenido de cada comprobante se genere siempre con el mismo estándar, sin depender de planillas manuales y reduciendo el riesgo de errores.
Al pensar en cómo hacer una factura proforma conviene seguir una secuencia sencilla, que luego se puede automatizar en la herramienta de facturación.
Con el software de Maxxa, puedes convertir cotizaciones y notas de venta en facturas electrónicas con un solo clic, evitando volver a ingresar datos y minimizando errores administrativos. Además, permite notificar de inmediato al cliente, agilizando todo el ciclo de facturación.
Cuando el equipo comercial maneja muchas oportunidades al mismo tiempo, contar con un buen flujo de facturación es clave para mantener ordenado todo el proceso de venta.
El software de Maxxa permite centralizar en una sola plataforma la información de cada cotización, nota de venta y factura, lo que facilita conectar cada etapa con los pagos posteriores y el seguimiento de clientes.
Entre las ventajas de usar el software de facturación de Maxxa se encuentran:
La proforma no es un documento tributario oficial, por lo que no se incluye en declaraciones ni genera débitos o créditos de IVA.
El SII exigirá siempre la factura o los DTE asociados a la operación. Por eso, la proforma nunca debe reemplazar la emisión de la factura correspondiente.
No puedes cobrar un servicio ni un adelanto con una factura proforma, porque no tiene validez tributaria ni contable y no reemplaza a una factura o boleta válida ante el SII.
No es obligatorio, pero es una herramienta muy útil para empresas que manejan operaciones complejas o de alto monto. En particular, en comercio internacional o proyectos de largo plazo, ayuda a ordenar la información y a proteger la relación con el cliente.