Si tienes una empresa, probablemente revisas tus ventas todas las semanas. Pero hay algo igual o incluso más importante que muchas veces pasa desapercibido: tus gastos operacionales.
Porque no basta con vender más. Si tus gastos operacionales crecen sin control, tu rentabilidad puede empezar a estrecharse sin que lo notes.
Y en Chile, donde las pymes enfrentan costos de arriendo, sueldos, servicios, marketing y tecnología en constante ajuste, es fundamental entender bien este concepto.
Los gastos operacionales son todos los egresos que una empresa necesita para mantener su funcionamiento diario.
Se trata de los recursos que permiten operar, vender y administrar el negocio sin considerar inversiones mayores o financieras.
En pocas palabras, son los costos de “mantener las luces encendidas” dentro de cualquier organización.
La definición de gastos operacionales abarca los desembolsos vinculados directamente con las actividades habituales: sueldos, arriendos, suministros, servicios básicos, marketing o transporte.
Cuando analizas estos gastos dentro de tu empresa, estás observando lo que comúnmente se conoce como OPEX (Operational Expenditures).
Comprender qué son los gastos operativos y cómo se comportan a lo largo del tiempo es clave para mantener una buena salud financiera y tomar decisiones más rentables.
Las características de los gastos operativos ayudan a diferenciarlos de otros conceptos contables:
Entender estas características es clave para no confundirlos con inversiones o con gastos no operacionales.
Uno de los errores más comunes es confundir inversión con gasto. Aquí aparece la diferencia entre CapEx y OPEX.
CapEx corresponde a inversiones en activos a largo plazo como maquinaria, vehículos o infraestructura. Estos activos generan beneficios durante varios años.
OPEX, en cambio, se refiere al gasto operativo recurrente necesario para mantener la empresa funcionando.
Entender la diferencia entre CapEx y OPEX permite decidir si conviene invertir en un activo propio o externalizar el servicio, impactando directamente la estructura financiera.
Los gastos operacionales impactan directamente en el estado de resultados, específicamente en la utilidad operacional.
El impacto en los estados financieros se refleja en:
Cuando los gastos operacionales aumentan más rápido que las ventas, el margen operacional se reduce.
Esto significa que, incluso con buenos niveles de facturación, la utilidad final puede verse afectada. En cambio, una estructura de costos operativos eficiente permite que una mayor proporción de los ingresos se convierta en ganancia.
Además, los gastos fijos y variables influyen en el punto de equilibrio. Si tus gastos fijos son elevados, necesitarás vender más para cubrirlos.
Por eso, una gestión estratégica del OPEX no solo mejora los números actuales, sino que fortalece la sostenibilidad financiera y la capacidad de crecimiento en el largo plazo.
En casos de empresas que participan en licitaciones, mantener un OPEX ordenado aumenta la confianza ante entidades financieras y respaldos de garantías técnicas.
Si te interesa participar en licitaciones, puedes encontrarlas más fácilmente en Mercado Público con este recomendador de licitaciones de Maxxa.
Dentro de una empresa, los gastos operacionales pueden dividirse en distintas categorías que facilitan su identificación y control.
Esta clasificación de gastos operativos es esencial tanto para contadores como para gerentes financieros, ya que permite detectar oportunidades de ahorro y eficiencia.
Cada categoría aporta información útil sobre cómo se comporta la estructura de costos de una organización y dónde se generan los principales consumos de recursos.
Para entender mejor los ejemplos de gastos operacionales, imaginemos una pyme de servicios en Chile.
En su presupuesto mensual podrían aparecer:
En el caso de una empresa productiva, también se incluiría el transporte de materias primas, el almacenamiento o parte del costo de bienes vendidos.
Todos estos conceptos componen los costos operativos dentro de la empresa, y su correcta identificación es vital para medir la eficiencia con la que se utilizan los recursos.
Saber cómo calcular los gastos operacionales de una empresa es fundamental para cualquier análisis financiero.
El cálculo consiste en sumar todos los gastos asociados a la operación durante un período determinado, excluyendo el costo de bienes vendidos y los gastos no operacionales.
La fórmula general es:
Gastos operacionales = Gastos administrativos + Gastos de ventas + Gastos generales
Al aprender cómo calcular los gastos operacionales, puedes identificar rápidamente cuánto pesa tu estructura fija sobre los ingresos.
Controlar los costos sin afectar el rendimiento es uno de los desafíos más grandes de cualquier negocio.
Existen diversas estrategias orientadas a lograr una optimización de los gastos operacionales:
Estas prácticas generan beneficios, como mayor liquidez, decisiones más ágiles y capacidad de reinversión.
Entre los errores más comunes están:
Estos errores distorsionan la toma de decisiones y afectan la salud financiera.
El control de costos operativos no solo se basa en recortar, sino en planificar. Usar herramientas digitales permite automatizar cálculos, centralizar datos y ganar tiempo de análisis.
Las pymes que implementan software de gestión en la nube logran reducir su gastos operacionales al digitalizar tareas rutinarias y mejorar la comunicación interna.
A su vez, pueden acceder con mayor facilidad a productos de financiamiento y capital de trabajo, gracias a su orden financiero demostrado.
En este contexto, soluciones como las que ofrece Maxxa permiten a las empresas optimizar sus gastos, mejorar su flujo de caja y digitalizar su gestión financiera.
Desde la emisión de garantías hasta la automatización de la facturación, cada herramienta ayuda a fortalecer la estructura operativa y liberar recursos para invertir en crecimiento.