Si tu empresa está en el régimen Pro Pyme Transparente, es probable que el Servicio de Impuestos Internos (SII) no te exija llevar un libro de inventarios. Aun así, necesitas saber cuánta mercadería tienes, cuánto vale y cuánta de tu caja está guardada en una bodega, y ese es justamente el trabajo que este libro hace en las empresas obligadas a llevarlo.
Respuesta rápida: El libro de inventarios y balances es el libro contable donde una empresa registra sus bienes, créditos y deudas al iniciar su giro y el balance general al cierre de cada año, según el artículo 29 del Código de Comercio. Es obligatorio con contabilidad completa; el régimen Pro Pyme Transparente está liberado para efectos tributarios.
- Qué es: el libro contable que registra bienes, créditos y deudas al inicio del giro y el balance general cada año (artículos 25 y 29 del Código de Comercio).
- Quién lo lleva: las empresas con contabilidad completa, es decir, el régimen general (14 A) y, por regla general, el Pro Pyme General (14 D N°3).
- Quién está liberado: el Pro Pyme Transparente (14 D N°8), para efectos tributarios, aunque puede optar por llevarlo.
- Formato: se lleva junto con los libros Caja, Diario y Mayor, en la misma modalidad, porque el SII considera ese grupo indivisible.
- Diferencia clave: el libro de inventarios es un registro contable anual; el control de stock es la herramienta diaria que lo alimenta.
¿Qué es el libro de inventarios y balances?
El libro de inventarios y balances es uno de los libros contables obligatorios de la contabilidad completa, donde se detallan los activos y pasivos de la empresa al iniciar su giro y se forma el balance general al cierre de cada año.
Su base legal está en el Código de Comercio. El artículo 25 obliga a todo comerciante a llevar libro diario, libro mayor y libro de balances, y el artículo 29 señala que, al abrir su giro, el comerciante debe hacer en ese libro una enunciación estimativa de todos sus bienes, muebles e inmuebles, y de sus créditos activos y pasivos. Al fin de cada año, en el mismo libro, forma un balance general de sus negocios. En la práctica contable chilena se le conoce como libro de inventarios y balances.
¿Quién está obligado a llevar el libro de inventarios?
Para efectos tributarios, deben llevar el libro de inventarios y balances las empresas obligadas a contabilidad completa, y esa obligación depende del régimen tributario en que estén. Esta es la regla según la información del SII sobre regímenes tributarios:
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Régimen tributario |
Tipo de contabilidad |
¿Debe llevar libro de inventarios y balances? |
|---|---|---|
|
General (artículo 14 A) |
Completa, obligatoria |
Sí |
|
Pro Pyme General (artículo 14 D N°3) |
Completa, con opción de simplificada |
Sí, salvo que haya optado por contabilidad simplificada |
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Pro Pyme Transparente (artículo 14 D N°8) |
Liberada de contabilidad completa; usa el Registro de Compras y Ventas y un libro de caja |
No para efectos tributarios, aunque puede optar por llevar contabilidad completa |
Esto corrige una idea muy repetida: que todas las empresas, incluidas las microempresas, deben llevar este libro. Una microempresa en el régimen Pro Pyme Transparente controla sus ingresos y egresos con el Registro de Compras y Ventas y el libro de caja, y reconoce como gasto sus existencias.
Hay un matiz que conviene revisar con tu contador: el Código de Comercio exige el libro de balances a todo comerciante, con independencia de lo que pida el SII. Además, socios, inversionistas o instituciones financieras suelen pedir un balance para evaluar a la empresa.
¿Qué debe contener el libro de inventarios y balances?
El libro de inventarios y balances debe contener el inventario inicial de la empresa, el inventario detallado al cierre de cada año y el balance general de ese ejercicio. En la práctica, eso incluye:
- Inventario inicial: bienes, créditos y deudas con que la empresa parte su giro.
- Existencias al cierre: mercaderías, materias primas y productos terminados, con cantidad, costo unitario y valor total.
- Activo fijo: maquinaria, vehículos, equipos e inmuebles, con su valor y depreciación.
- Cuentas por cobrar y por pagar: lo que clientes deben a la empresa y lo que la empresa debe a proveedores y otros acreedores.
- Balance general: activos, pasivos y patrimonio al 31 de diciembre.
Así se ve el detalle de existencias de una ferretería al cierre (cifras ilustrativas):
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Ítem |
Cantidad |
Costo unitario |
Valor total |
|---|---|---|---|
|
Tornillo autoperforante 8x1" (caja de 100) |
120 cajas |
$3.200 |
$384.000 |
|
Pintura látex blanca 1 galón |
45 unidades |
$9.800 |
$441.000 |
|
Taladro percutor 650 W |
8 unidades |
$32.500 |
$260.000 |
|
Total existencias |
$1.085.000 |
La valorización de las existencias sigue las reglas de la Ley sobre Impuesto a la Renta y del régimen de la empresa, así que el método lo define tu contador.
¿Cuál es la diferencia entre el libro de inventarios y el control de stock?
El libro de inventarios es un registro contable formal que se cierra una vez al año; el control de stock es la herramienta operativa que registra cada entrada y salida de mercadería durante el año y alimenta ese libro.
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Aspecto |
Libro de inventarios y balances |
Control de stock |
|---|---|---|
|
Para qué sirve |
Cumplir con la ley y mostrar el patrimonio de la empresa |
Saber qué hay en bodega y cuándo reponer |
|
Frecuencia |
Al inicio del giro y al cierre de cada año |
Diaria, con cada compra y venta |
|
Quién lo lleva |
El contador, en la contabilidad oficial |
El dueño o el equipo, en un sistema de gestión |
|
Obligatorio |
Según el régimen tributario |
No, aunque es indispensable para preparar el cierre |
Un control de stock ordenado hace que el inventario de cierre sea un trámite de horas. Sin él, el contador tiene que reconstruir el año con facturas sueltas.
¿Cómo se lleva el libro de inventarios hoy: en papel o en formato electrónico?
El libro de inventarios se puede llevar en libro empastado, en hojas sueltas autorizadas por el SII o como libro contable electrónico, siempre en la misma modalidad que los libros Caja, Diario y Mayor.
Según la Resolución SII N°4.228 de 1999, el grupo de libros Caja, Diario, Mayor e Inventarios y Balances es indivisible: se llevan simultáneamente y con el mismo sistema. Las hojas sueltas requieren autorización y deben timbrarse antes de registrar las anotaciones. La alternativa digital son los libros contables electrónicos, que exigen contabilidad completa y un software que genere los archivos en el formato del SII.
¿Cómo preparar el inventario de cierre paso a paso?
Para preparar el inventario de cierre, cuenta físicamente las existencias al 31 de diciembre, crúzalas con tus registros, ajusta las diferencias con respaldo y entrega el detalle valorizado a tu contador:
- Define la fecha de corte: normalmente el 31 de diciembre, y evita mover mercadería durante el conteo.
- Haz el conteo físico: ítem por ítem, con dos personas si es posible.
- Cruza con tus registros: compara el conteo con tu control de stock y con las compras del Registro de Compras y Ventas.
- Documenta las diferencias: mermas, productos dañados o pérdidas, con su respaldo, porque el SII puede pedir que las justifiques.
- Valoriza las existencias: cantidad por costo unitario, según el método que defina tu contador.
- Traspasa y cuadra: el contador registra el inventario en el libro y verifica que cuadre con el balance general.
¿Qué pasa si no llevas el libro de inventarios al día?
Si una empresa obligada no lleva sus libros al día, el SII puede considerar que su contabilidad no es fidedigna, como exige el artículo 17 del Código Tributario, y tasar sus impuestos sin considerar los gastos reales.
El costo también es de gestión. La mercadería en bodega es caja inmovilizada: plata que ya saliste a pagar y que vuelve recién cuando vendes. Sin un inventario confiable, es difícil saber cuánto capital tienes detenido, qué productos rotan lento y cuánto necesitas para la próxima compra. Si quieres profundizar en ese vínculo, revisa cómo optimizar el flujo de caja de tu empresa.
¿Cómo mantener el inventario al día sin depender del Excel?
La forma más simple de mantener el inventario al día es registrar cada compra y venta en el mismo sistema donde facturas, para que el stock se actualice solo y el cierre de año parta con datos confiables.
Con el Software de gestión financiera de Maxxa puedes:
- Llevar el control de inventario junto con tus notas de venta y órdenes de compra.
- Emitir facturas sin límite de documentos ni de usuarios, conectado al SII en menos de 60 segundos.
- Ver tu estado de resultados y tu flujo de caja en tiempo real.
- Recibir alertas tributarias para no pasar por alto obligaciones con el SII.
El libro oficial lo sigue llevando tu contador; con el stock ordenado durante el año, el inventario de cierre llega listo.
Preguntas frecuentes
¿Las microempresas deben llevar libro de inventarios? Depende del régimen tributario. Si la microempresa lleva contabilidad completa (régimen general o Pro Pyme General sin opción de simplificada), sí. Si está en el Pro Pyme Transparente, está liberada para efectos tributarios.
¿El libro de inventarios y el libro de balances son lo mismo? Sí. El Código de Comercio lo llama libro de balances, y en la práctica contable chilena se conoce como libro de inventarios y balances.
¿Cada cuánto se actualiza el libro de inventarios y balances? Al iniciar el giro y, como mínimo, una vez al año, al cierre del ejercicio, según el artículo 29 del Código de Comercio.
¿Puedo llevar el libro de inventarios en Excel? Un archivo Excel por sí solo no reemplaza al libro. Para llevarlo fuera de un libro empastado, el SII exige autorización de hojas sueltas o de libros contables electrónicos, en la misma modalidad que los libros Caja, Diario y Mayor.
Este artículo entrega orientación general y no reemplaza la asesoría de un contador. Información vigente a octubre de 2026.
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