Procurement: Guía para optimizar la gestión de compras en tu negocio

Hoy, el área de procurement, o gestión estratégica de adquisiciones, se ha convertido en una de las piezas importantes para lograr eficiencia, sostenibilidad y control financiero dentro de una empresa.

En Chile, donde las pymes representan casi el 99% del tejido empresarial, dominar este proceso puede impulsar significativamente la eficiencia operativa y la rentabilidad del negocio.

¿Qué es procurement?

El procurement es el proceso estratégico mediante el cual una empresa planifica, gestiona y ejecuta la adquisición de bienes y servicios necesarios para sus operaciones. 

A diferencia de las compras tradicionales, este enfoque implica una visión a largo plazo que abarca desde la identificación de necesidades hasta la gestión de contratos y el desarrollo de relaciones duraderas con proveedores clave.

Incluye la planificación, búsqueda, evaluación, negociación y contratación de proveedores, así como el seguimiento y control del cumplimiento. 

Es decir, se trata de una función estratégica que busca maximizar el valor, no solo minimizar el costo.

Este proceso no se limita a emitir órdenes de compra; implica análisis de datos, negociación estratégica y construcción de alianzas que fortalezcan la cadena de suministro.

En el contexto chileno, donde las empresas enfrentan fluctuaciones de precios y desafíos de liquidez, contar con un procurement bien estructurado permite anticipar necesidades, negociar mejores condiciones de pago y reducir la exposición a interrupciones de suministro. 

Para muchas pymes, esta transición hacia compras más estratégicas representa un cambio cultural que requiere herramientas adecuadas y procesos estandarizados.​

Diferencias entre procurement y compras

Aunque muchas veces se utilizan como sinónimos, la diferencia entre procurement y compras es fundamental para entender el valor que cada función aporta a la empresa.​

Las compras se enfocan principalmente en la ejecución operativa: pedir productos, negociar precios, emitir órdenes y realizar pagos. Es decir, responden a necesidades inmediatas del negocio.

En cambio, el procurement abarca un enfoque más estratégico y completo. Incluye la planificación, selección de proveedores, gestión de contratos, evaluación de riesgos y análisis de datos. 

Su objetivo no es solo adquirir bienes o servicios, sino generar valor a largo plazo para la organización, optimizando recursos y fortaleciendo la cadena de suministro.

Las etapas del proceso de procurement

Para entender mejor cómo funciona el procurement, es clave conocer las fases típicas del proceso:

1. Identificación de necesidades: ¿Qué requiere tu organización? Aquí intervienen los equipos que usan los insumos, servicios o materiales.
2. Búsqueda y selección de proveedores: Implica investigar el mercado, solicitar propuestas (RFP) y evaluar potenciales socios considerando no solo el precio, sino también la calidad de proveedores, capacidad de respuesta, solidez financiera y alineación estratégica. Aquí es donde las empresas pueden diferenciarse al encontrar alianzas que aporten innovación y flexibilidad.​
3. Negociación y contratación: Se define el proveedor elegido y se pactan los términos del contrato.
4. Orden de compra y aprobación: Se emite la orden formal y se integra al presupuesto.
5. Gestión de contratos: El área operativa valida que lo recibido cumpla lo acordado. Esto incluye monitorear entregas, evaluar calidad y mantener comunicación fluida para resolver incidencias.​
6. Pago y evaluación: Finalmente, se realiza el pago y se evalúa el desempeño del proveedor.

Un software de facturación, ventas y finanzas como el de Maxxa mejora la trazabilidad de las operaciones de compra, facilitando la toma de decisiones basada en datos reales de consumo y costos.

Tipos de procurement: directo vs indirecto

En el mundo empresarial, solemos distinguir entre:

• Procurement directo: Relacionado con la adquisición de bienes o materias primas que se integran al producto o servicio final (por ejemplo, insumos agrícolas, componentes electrónicos, etc.).
  
  
• Procurement indirecto: Enfocado en servicios, equipos o materiales que no forman parte del producto final, pero son necesarios para operar (como limpieza, software, mantenimiento o recursos de oficina).

Ambos son esenciales y requieren enfoques distintos, pero con la misma lógica de análisis, control y optimización.

Beneficios del procurement para tu empresa

Mejorar el procurement en tu negocio no es solo una cuestión de eficiencia; es una ventaja competitiva que impacta múltiples áreas de la organización:

Optimización de costos

Más allá del ahorro directo en precios, un procurement estratégico identifica oportunidades de reducción de gastos en toda la cadena: consolidación de proveedores, negociación de volúmenes, mejora de términos de pago y eliminación de desperdicios. Estudios muestran que las empresas pueden lograr una reducción del 12% en costos de adquisición con estrategias bien implementadas.

Gestión proactiva de riesgos

Al diversificar proveedores estratégicamente y establecer planes de contingencia, las empresas reducen su vulnerabilidad ante interrupciones de suministro, problemas de calidad o fluctuaciones bruscas en el mercado. Esta seguridad es especialmente valiosa en contextos de incertidumbre económica.​

Mejora de flujos de trabajo y productividad

La digitalización del procurement elimina tareas manuales repetitivas, reduce tiempos de aprobación y libera al equipo para enfocarse en actividades de mayor valor estratégico. 

Digitalizar la gestión financiera de tu empresa incluye también optimizar tus procesos de compra, integrándolos con contabilidad, inventarios y flujo de caja en una sola plataforma.

Generación de valor e innovación

Trabajar de cerca con proveedores estratégicos abre puertas a nuevas tecnologías, materiales más eficientes y soluciones innovadoras que pueden diferenciar tus productos o servicios en el mercado.​

Eficiencia financiera

Un procurement bien gestionado optimiza el capital de trabajo al negociar plazos de pago favorables y sincronizar las compras con los flujos de caja del negocio. Del mismo modo, mejorar tu gestión de cobranzas te permite mantener liquidez sin depender exclusivamente de líneas de crédito externas.

Tendencias de procurement en Chile para 2026

El panorama del procurement está experimentando una transformación digital acelerada. Las principales tendencias que están marcando el sector en Chile incluyen:​

La inteligencia artificial y el análisis de datos están revolucionando la toma de decisiones en procurement. Los sistemas ahora pueden predecir necesidades de compra, identificar patrones de consumo y sugerir el momento óptimo para negociar contratos basándose en tendencias de mercado. 

Esta capacidad predictiva reduce la exposición a fluctuaciones de precios y mejora la planificación financiera.​

La automatización integral va más allá de la simple digitalización de formularios. Las plataformas modernas integran procurement con sistemas ERP, contabilidad y gestión de inventarios, creando un flujo de información continuo que elimina duplicación de esfuerzos y mejora la visibilidad de toda la cadena de suministro.​

El e-procurement se está consolidando como estándar, ofreciendo trazabilidad completa de cada transacción, desde la solicitud inicial hasta el pago final. 

Esta transparencia no solo facilita auditorías y cumplimiento normativo, sino que también genera datos valiosos para análisis estratégico.​

Las soluciones de gestión financiera integrada permiten a las empresas coordinar sus decisiones de compra con su realidad de flujo de caja. 

Plataformas como Maxxa, que combinan financiamiento, garantías y herramientas de gestión empresarial, están ayudando a más de 40.000 PYMEs chilenas a optimizar su capital de trabajo mientras fortalecen sus capacidades de procurement.

Cómo mejorar el procurement de tu empresa

Si buscas optimización de costos en procurement y resultados tangibles, considera implementar estas estrategias:

Mapea tu situación actual: Antes de cualquier cambio, audita tus procesos actuales. Identifica cuántos proveedores tienes, qué porcentaje del gasto representan, cuáles son los cuellos de botella en aprobaciones y dónde se pierden oportunidades de ahorro. Este diagnóstico es la base para cualquier plan de mejora.​ Evitar errores comunes en la gestión empresarial es el primer paso hacia la optimización efectiva de tus compras

Implementa procesos estandarizados: Documenta cada etapa del proceso de procurement, establece criterios claros para la selección de proveedores y define niveles de autorización para diferentes rangos de compra. La estandarización reduce errores y acelera la velocidad de procesamiento, sino que también beneficia a toda la gestión empresarial de tu organización.

Consolida tu base de proveedores: Tener demasiados proveedores diluye tu poder de negociación y complica la gestión. Identifica oportunidades para concentrar volúmenes con socios estratégicos que ofrezcan mejores condiciones y mayor compromiso.​

Digitaliza y automatiza: Invierte en tecnología que integre tus procesos de compra con la gestión financiera y operativa. Con un software de gestión financiera como el de Maxxa, es posible automatizar los procesos de compra y venta, mantener el inventario actualizado en tiempo real y reducir al mínimo los errores humanos, lo que se traduce en más eficiencia operativa y un mejor control del negocio.

Establece KPIs y mide resultados: Define indicadores como reducción de tiempos de ciclo de compra, tasa de cumplimiento de proveedores, ahorro de tiempo en procesamiento y eficiencia del gasto. La medición constante permite ajustar estrategias y demostrar el valor del área.​

Capacita a tu equipo: El procurement moderno requiere habilidades de negociación, análisis de datos y gestión de relaciones. Invertir en desarrollo profesional de tu equipo multiplica el impacto de cualquier herramienta o proceso implementado.​

Transforma tu procurement en ventaja competitiva

La gestión de proveedores y contratos efectiva ya no es opcional para empresas que aspiran a crecer de manera sostenible. 

Aquellas organizaciones que dominen el arte del procurement estratégico lograrán mejores márgenes, mayor resiliencia ante crisis y relaciones estratégicas que impulsen su innovación.

Para las pymes chilenas, el camino hacia un procurement de clase mundial comienza con decisiones concretas: profesionalizar los procesos, adoptar tecnología adecuada y asegurar que las decisiones de compra estén alineadas con la estrategia financiera del negocio. 

Conoce cómo las soluciones de Maxxa pueden ayudarte a optimizar tu gestión empresarial y liberar capital de trabajo para invertir en el crecimiento de tu empresa.