Registros contables: qué son, para qué sirven y cómo llevarlos correctamente en tu empresa

Los registros contables son la base de la salud financiera de una empresa y, cuando se gestionan bien, se convierten en una herramienta estratégica para tomar mejores decisiones y cumplir sin sobresaltos con el SII.

En el caso de las pymes chilenas, llevarlos de forma ordenada y, preferiblemente apoyados en tecnología, puede hacer mucha diferencia en la gestión de tu empresa.

Qué son los registros contables

Cuando se habla de registros contables se hace referencia a los apuntes sistemáticos de todas las operaciones económicas de una empresa: ingresos, gastos, ventas, cobros, pagos, inversiones, entre otros. 

Cada una de estas operaciones se registra mediante asientos contables, que reflejan de forma ordenada los movimientos y las cuentas involucradas.

Estos registros permiten reconstruir la historia financiera del negocio y son la materia prima para elaborar estados financieros como el balance general de una empresa o el estado de resultados.​

En Chile, estos registros no solo cumplen una función interna, sino que también son el respaldo formal de la información que se declara ante el Servicio de Impuestos Internos (SII).

Por eso, cuando te preguntas “¿qué son los registros contables?” en realidad también estás preguntando cómo demostrar ante el SII y terceros que tu empresa opera de forma ordenada y transparente.​

Importancia y objetivos

Los objetivos de los registros contables van más allá de “cumplir con el contador” o con la obligación tributaria.

Entre sus principales propósitos están ordenar la información contable de la empresa, facilitar el control interno, respaldar las declaraciones de impuestos y entregar datos confiables para la gestión.​

Desde la perspectiva de negocio, los beneficios de los registros contables bien llevados incluyen tener una visión clara de la rentabilidad, controlar mejor los flujos de caja y detectar a tiempo desviaciones en gastos o ventas.

Además, son clave para acceder a financiamiento, ya que bancos y entidades financieras suelen pedir estados financieros y antecedentes que se construyen precisamente a partir de estos registros.​ 

En este artículo sobre qué requisitos debes cumplir si quieres pedir financiamiento para tu pyme se profundiza más sobre el tema.

Tipos de registros contables

Los tipos de registros contables permiten organizar la información financiera según el tipo de operación y el nivel de detalle que se necesita analizar.

Cada uno cumple un rol específico dentro del sistema contable de la empresa y, en conjunto, hacen posible reconstruir con precisión todo lo que ha ocurrido en un período.​

Libro diario

El libro diario es el registro cronológico de todas las operaciones que realiza la empresa: cada venta, compra, pago de servicio, pago de remuneraciones o movimiento bancario se anota allí con fecha, cuentas involucradas y monto.

En la práctica, es el punto de partida de los asientos contables, porque permite dejar evidencia inmediata de cada transacción y su efecto en la contabilidad.​

Libro mayor

A diferencia del libro diario, que se organiza por orden de ocurrencia, el libro mayor agrupa los movimientos por cuenta contable (por ejemplo, “Caja”, “Clientes”, “Proveedores”, “Gastos de arriendo”).

Esto facilita ver el comportamiento de cada cuenta a lo largo del tiempo, revisar saldos y detectar inconsistencias o errores que deban corregirse.​

Libro de inventarios y balances

El libro de inventarios y balances recoge resúmenes periódicos de la situación del negocio, incluyendo detalles de activos, pasivos y patrimonio, además de existencias cuando corresponde.

A partir de este registro se elabora el balance general de la empresa, que muestra qué tiene, qué debe y cuál es su patrimonio en una fecha determinada.​

Libros auxiliares (compras, ventas y otros)

Junto a los libros principales existen registros auxiliares, como los libros de compras y ventas, que detallan las facturas emitidas y recibidas, notas de crédito y débito, libro de remuneraciones y otros documentos tributarios.

Estos auxiliares son muy relevantes para el cálculo de impuestos, el control del IVA y la conciliación con la información presentada ante la autoridad tributaria.​

Registros electrónicos y sistemas contables

Hoy muchos de estos libros y registros pueden llevarse en formato electrónico mediante sistemas contables o soluciones de gestión, siempre que cumplan con los requisitos legales y tributarios vigentes.

Esto permite automatizar el traspaso desde documentos electrónicos a los registros contables, reducir errores manuales y obtener reportes más rápidos y completos para la gestión.

Con Maxxa, puedes gestionar tus ventas y finanzas en un solo lugar, automatizar la generación de documentos y los procesos de compra y venta, ahorrar tiempo en tareas repetitivas y mantener tus registros contables siempre ordenados y actualizados.

Libros contables obligatorios en Chile

El artículo 25 del Código de Comercio establece que todo comerciante debe llevar ciertos libros contables básicos que permitan dar cuenta, de manera ordenada y continua, de sus operaciones y resultados. 

Entre estos se incluyen el libro diario, el libro mayor o de cuentas corrientes y el libro de balances.

Esta exigencia busca asegurar que la actividad económica quede documentada y pueda ser revisada tanto por la propia empresa como por el SII en caso de fiscalización.​

Además, la normativa tributaria establece que los libros y registros contables deben conservarse por un período mínimo de seis de años, precisamente para respaldar declaraciones y eventuales revisiones.

Hoy, muchos de estos libros pueden llevarse de forma electrónica, siempre que se cumplan las instrucciones y formatos autorizados por el SII.​

Consideraciones importantes:

En Chile, la posibilidad de llevar contabilidad simplificada depende del régimen tributario al que esté acogida la empresa. Bajo ciertos regímenes orientados a micro y pequeñas empresas, como el Régimen Pro Pyme Transparente, la normativa permite llevar registros simplificados, por ejemplo, Registro de Compras y Ventas, siempre que se cumplan los requisitos definidos por el Servicio de Impuestos Internos.

Eso sí, el uso de contabilidad simplificada no es automático ni permanente: dependerá del tipo de actividades, del nivel de ingresos y de la evolución del negocio.

Si la empresa crece, cambia de régimen o aumenta la complejidad de sus operaciones, puede verse obligada a migrar a contabilidad completa para cumplir adecuadamente con sus obligaciones tributarias.

Cómo llevar registros contables correctamente

Cuando se aborda el tema de cómo llevar registros contables en una pyme, la clave está en combinar disciplina con buenas herramientas.

En la práctica, el proceso parte con recopilar y ordenar los documentos de respaldo (facturas, boletas, contratos, comprobantes de pago), clasificarlos por tipo de operación y luego registrarlos en los libros contables correspondientes.​

Después del registro viene la conciliación: revisar que lo que aparece en los libros coincida con los movimientos bancarios y con la documentación tributaria presentada al SII.

Una gestión contable de pymes moderna tiende a utilizar sistemas que automatizan buena parte de estos pasos, reduciendo errores en los asientos contables de una empresa y liberando tiempo para el análisis.​

Las herramientas digitales permiten:

• Automatizar registros
• Reducir errores de digitación
• Facilitar conciliaciones bancarias
• Generar informes y estados financieros en minutos

Con el software de Control y Gestión de Maxxa puedes hacer un seguimiento y gestión efectiva de tus facturas y gastos, sincronizar información relevante de varias áreas en un solo lugar y visualizar con mayor claridad la rentabilidad de tu negocio.

Buenas prácticas para pymes

• Registra las operaciones en forma periódica (idealmente a diario o, como mínimo, cada semana) para evitar atrasos y mantener siempre información confiable.
• No acumules documentos sin clasificar: ordena facturas, boletas, contratos y comprobantes desde el inicio para que el registro contable sea más rápido y preciso.
• Define responsables claros del proceso contable dentro de la pyme, de modo que haya control sobre quién registra, revisa y aprueba la información.
• Documenta procedimientos básicos, como la revisión mensual de bancos, la conciliación de movimientos y el control de facturas emitidas y recibidas.
• Separa estrictamente los gastos personales de los de la empresa para no distorsionar los estados financieros ni perder visibilidad sobre la verdadera rentabilidad del negocio.
• Apóyate en asesoría profesional para interpretar bien la normativa tributaria y elegir el régimen o beneficios más adecuados para el tamaño y realidad de tu pyme.

Errores frecuentes y cómo evitarlos

Entre los errores más comunes al gestionar registros contables está registrar operaciones con atraso, lo que genera desorden y aumenta el riesgo de omisiones o duplicidades.

También es habitual cometer errores de clasificación, por ejemplo, confundir gastos de inversión con gastos operativos, lo que impacta la forma en que se refleja la realidad del negocio.​

Otro problema recurrente es no respaldar adecuadamente los registros, ya sea porque se pierden documentos físicos o porque no se realizan copias de seguridad de los sistemas.

Frente a esto, es recomendable optar por soluciones que incluyan almacenamiento seguro y registros electrónicos autorizados por el SII.​

El rol del software en la gestión contable

Hoy resulta difícil hablar de software para registros contables sin pensar en automatización, integración y acceso en tiempo real a la información.

Un buen sistema contable o ERP financiero permite registrar documentos, generar asientos contables de forma automática, conciliar cuentas bancarias y obtener reportes actualizados en pocos clics.​

En el caso de las pymes chilenas, soluciones como el software financiero ERP de Maxxa ayudan a conectar facturación, compras, ventas y finanzas en una misma plataforma, lo que reduce errores y hace más simple cumplir con las obligaciones tributarias. Esto se traduce en menos tiempo dedicado a tareas operativas y más foco en el análisis de indicadores claves para el crecimiento.​

Cómo te ayuda Maxxa en tus registros

Maxxa ofrece un software de gestión y financiero pensado específicamente para empresas que necesitan ordenar sus procesos administrativos, contables y de facturación sin perder tiempo en planillas manuales.

La plataforma permite centralizar la información contable de la empresa, automatizar registros y conectar documentos electrónicos, lo que facilita tener un panorama actualizado de ingresos, gastos y flujo de caja.​

Al integrar facturación electrónica, conciliación bancaria y reportes financieros, Maxxa se convierte en un aliado para cumplir con los requisitos del SII y, al mismo tiempo, tomar decisiones con datos confiables.

Para quienes están comenzando, la posibilidad de partir con un plan de software de gestión accesible reduce barreras de entrada y ayuda a profesionalizar la contabilidad desde etapas tempranas del negocio.​

Beneficios de tener registros al día

Mantener los registros contables actualizados permite detectar rápidamente si las ventas van en línea con las metas, si los costos se están desbordando o si hay cuentas por cobrar que se están atrasando más de lo debido.

En otras palabras, mejora la capacidad de anticiparse a problemas de liquidez y de planificar inversiones de forma más responsable.​

Además, tener libros y registros ordenados refuerza la credibilidad de la empresa frente a bancos, inversionistas y potenciales socios, ya que demuestra control y transparencia.

En escenarios de fiscalización, contar con documentación consistente y bien respaldada reduce riesgos y evita sanciones asociadas a incumplimientos contables o tributarios.​

Preguntas frecuentes sobre registros contables

¿Todas las empresas deben llevar registros contables?

Sí. Toda empresa formal debe llevar registros, aunque el tipo y nivel de detalle puede variar según su tamaño y régimen tributario.

¿Qué pasa si mis registros están desordenados?

Puedes enfrentar problemas para cumplir correctamente con tus obligaciones tributarias, mayores riesgos en una fiscalización y dificultades para acceder a financiamiento. Además, pierdes información clave para analizar la rentabilidad y tomar decisiones.

¿Quién es responsable de llevar los registros contables en una pyme?

En una pyme, la responsabilidad recae en el representante legal, aunque puede delegar la tarea en un contador interno o externo. Lo importante es que exista un responsable claro y procedimientos definidos para el registro.

¿Cada cuánto tiempo debo actualizar los registros contables?

Lo ideal es hacerlo de forma periódica y constante: diaria o, como mínimo, semanalmente. De esta manera se evita acumular documentos, se reducen errores y se tiene siempre una foto actualizada del negocio.