Control de Inventario: Cómo Hacer el de tu Emprendimiento

¿Te ha pasado que revisas tu bodega y tienes cajas de productos que compraste “por si acaso”, mercancía que ya no se venden tanto, reposiciones hechas a ojo y un par de artículos que incluso olvidaste que existían. Todo ese inventario detenido tiene algo en común: es dinero inmovilizado.

Por eso, el control de inventario no es solo una tarea administrativa aburrida, sino un elemento que conecta tus ventas, tu flujo de caja y tu rentabilidad, sin importar si tienes una tienda física, online o eres proveedor de servicios.

¿Qué es el control de inventario?

Controlar el inventario significa saber exactamente qué tienes, cuánto valen tus productos y dónde están. No se trata solo de contar cajas: es la base para asegurar que el flujo de mercancía esté bajo control y puedas tomar decisiones acertadas en compras, ventas y reposiciones.

Un buen sistema ayuda a evitar ventas perdidas por falta de stock, minimiza costos de almacenamiento y reduce gastos innecesarios por sobreacumulación de productos en la bodega.

¿Por qué es importante el control de inventario?

El control de inventario es fundamental porque influye directamente en la salud financiera, operativa y estratégica de cualquier emprendimiento. 

Aquí tienes una explicación clara, aterrizada y fácil de entender:

1. Protege tu flujo de caja (evita tener dinero inmovilizado)

Un exceso de inventario puede afectar tu flujo de caja, porque inmoviliza recursos. Cada producto guardado en tu bodega es dinero que ya gastaste. Si no se mueve, te quedas sin liquidez para otras cosas importantes como comprar insumos, pagar sueldos, invertir en marketing o aprovechar descuentos de proveedores.

Un inventario desordenado = menos caja disponible.

2. Reduce pérdidas, mermas y sorpresas

Cuando no llevas control, es muy común que aparezcan productos vencidos, dañados, repetidos o que simplemente “desaparecen” por errores o robos internos.

En Chile, el retail perdió cerca de 1,14% de sus ventas anuales por merma en 2022 (Fuente). Eso, en un emprendimiento pequeño, puede ser devastador.

3. Evita quedarte sin stock en los productos que más vendes

Quedarse sin un producto clave significa:

• Perder ventas
• Decepcionar a clientes
• Dañar tu reputación

Con un buen control sabes cuándo reponer, qué se vende más y qué debes tener siempre disponible.

4. Te permite comprar mejor (no más, por si acaso)

Sin registro, muchos emprendedores compran de más por miedo a quedarse sin stock.
Pero ese exceso se transforma en productos que no rotan, modelos que se vuelven obsoletos o tallas que no se venden.

Compras más inteligentes = menos costos y más utilidad.

5. Te ayuda a planificar y tomar decisiones con datos

Cuando sabes cuánto vendes por mes, por temporada o por categoría, puedes:

• Proyectar la demanda
• Optimizar tu inventario
• Negociar mejor con proveedores
• Planificar ofertas
• Reducir quiebres de stock

Dejas de “adivinar” y empiezas a actuar con información real.

6. Ordena tu operación y mejora la eficiencia

Un inventario controlado hace que tu emprendimiento sea más ágil:

• Encuentras productos rápido
• Empacas pedidos sin errores
• Atiendes clientes más rápido

Controlar el inventario te permite anticipar compras y planificar mejor los gastos. Para complementar este proceso, aprende cómo construir tu presupuesto de flujo de caja y así tomar decisiones financieras informadas.

Tipos de inventarios que deberías conocer

Entender los distintos tipos de inventarios te permitirá aplicar controles adecuados según el rubro de tu emprendimiento.

Inventario de materias primas

Por ejemplo, si tienes una pequeña fábrica de velas en Valparaíso, las ceras, mechas, fragancias y envases son tu materia prima. Si no sabes cuánto tienes, podrías usar demasiado o poco, o complicarte con la producción.

Inventario de productos en proceso

Si tu negocio es de productos personalizados, quizá tengas stock en producción: parcialmente listo, esperando empaque, esperando envío. Se requiere un control porque esos productos también son inversión.

Inventario de productos terminados

Esto aplica a muchas pymes que venden al detalle: tienes productos listos para la venta. Ejemplo: tienda de ropa online. Aquí tu foco está en rotación, en que salga lo más rápido posible sin quedarte con tallas o colores que no se venden.

Métodos básicos de control de inventario

FIFO y LIFO

• FIFO (First In First Out): Lo que entra primero sale primero. Ideal para productos perecederos.
• LIFO (Last In First Out): Lo que entra último sale primero. Usado en algunos negocios que no tienen caducidad pero prefieren sacar lo más nuevo primero.

Método ABC

Se trata de clasificar los productos según valor e impacto. Según el principio del 80/20: 20 % de los productos generan 80 % del valor. Así:

• Clase A: productos clave, alto valor, alta rotación → control estricto.
• Clase B: valor/rotación moderada.
• Clase C: bajo valor, menos seguimiento.

Punto de reorden (ROP)

Fórmula simple: (Demanda diaria x Plazo de entrega) + stock de seguridad

Ejemplo: si vendes 10 unidades al día y tu proveedor tarda 5 días, y quieres tener 3 días de margen, tu punto de reorden es (10×5) + (10×3) = 80 unidades.

Este indicador evita que te quedes sin stock cuando hay demanda.

El inventario es solo uno de los activos clave de tu negocio. Conoce cómo gestionar los activos leyendo este artículo.

Paso a paso para hacer el control de inventario de tu emprendimiento

1. Define tu unidad de control (productos, tallas, lotes, etc.)

Decide si vas a controlar por unidad, por lote o por categoría. Ejemplo: tienda de zapatillas: talla 38-44, colores distintos → cada combinación es una unidad de control.

2. Crea una ficha de inventario

Incluye: SKU, descripción, proveedor, costo unitario, stock mínimo, stock máximo, rotación estimada, ubicación en bodega. Esa ficha puede estar en Excel o en sistema. Tener esto te da visibilidad.

3. Haz un conteo físico inicial

Cuenta lo que ya tienes, compáralo con lo que tienes en sistema o planilla. Detecta diferencias. Eso te da un “stock real”.

4. Registra entradas y salidas en tiempo real

• Entrada: compras al proveedor, devoluciones.
• Salida: ventas, mermas, obsolescencia. Esto evita que pierdas control de lo que se vende, lo que se queda. Aquí la digitalización ayuda mucho (en este punto es donde muchas empresas pequeñas empiezan a usar un software).

5. Establece un calendario de auditorías

Dependiendo de tu tamaño, puedes tener conteo semanal para productos clase A, mensual para B y trimestral para C. Así mantienes control sin gastar demasiado tiempo.

6. Analiza los resultados

El control real llega al revisar los datos:

• ¿Qué productos rotan más rápido?
• ¿Hay sobrestock de algún ítem?
• ¿Cuánto tiempo permanece un producto guardado antes de venderse?

Optimizar inventario puede significar más capital disponible y menos gastos por almacenamiento. Implementar el control de inventario es parte de una gestión empresarial eficiente.

Herramientas digitales para el control de inventario

Hoy no tienes que ser mago del Excel para tener el inventario bajo control. Los software para pymes y emprendedores permiten automatizar movimientos, visualizar tendencias y conectar el inventario con las ventas y la contabilidad.

• Excel: Útil para negocios pequeños pero limitado para automatizar y escalar.
• ERP y software de gestión: Integran todo tu proceso (compras, ventas, inventario y finanzas).

¿Te imaginas recibir una alerta cuando está por agotarse tu producto más vendido, automatizar la actualización de precios y saber en tiempo real el valor de tu inventario? Esa es una de las ventajas de digitalizar tu gestión.​

Con Maxxa puedes ordenar tu operación sin complicarte: su Software de Facturación, Venta y Finanzas te permite gestionar cotizaciones, notas de venta y órdenes de compra desde un mismo lugar. Además, incorpora control de inventario y stock, ideal para mantener tus productos al día. Y si necesitas analizar tu negocio, puedes generar informes exportables a Excel de ventas y cotizaciones para tomar decisiones con claridad.

Buenas prácticas para un control eficiente de tu inventario

Apunta estos consejos y conviértelos en rutina:

• Implementa códigos o etiquetas para cada producto (evita confusiones y errores).
• Registra cada movimiento en el momento, evita postergar.
• Revisa periódicamente el inventario físico y cruza contra el registro digital.
• Depura productos obsoletos: liquídalos o dónalos.
• Define niveles mínimos y máximos de existencias para cada ítem (te ahorras compras urgentes).
• Capacita a tu equipo: todos deben comprender la importancia del inventario para el negocio.
• Utiliza informes automáticos para comparar inventario físico vs contable y corregir desajustes.​

Con Maxxa este proceso es aún más fácil: su sistema te permite visualizar diferencias de stock en segundos y mantener tus registros siempre alineados. Además, los reportes automáticos te ayudan a tomar decisiones rápidas y evitar quiebres o excesos.

Errores comunes en la gestión de inventario

Identifica y evita estos tropiezos frecuentes:

• No hacer conteos periódicos o solo confiar en el conteo físico.
• No actualizar precios de costo, lo que puede distorsionar tu margen.
• Registrar movimientos por lotes acumulados en vez de en tiempo real.
• Ignorar la rotación: productos “olvidados” son dinero inmovilizado.

La solución es simple: automatiza donde puedas y revisa los reportes que te da el software.

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre inventario físico y contable?

El inventario físico es lo que tienes en bodega; el contable es el valor registrado en tu libro de inventario. Ambos deben coincidir, y la conciliación periódica evita errores o fraudes. El software Maxxa permite cruzar ambos valores automáticamente.

¿Qué hacer si hay diferencias entre el inventario físico y el digital?

Es importante investigar de inmediato el motivo de la discrepancia, ya que puede deberse a errores de registro, robos o deterioro. Ajustar ambos registros y reforzar controles es fundamental para evitar recurrencias.

¿Cada cuánto se debe realizar un conteo de inventario?

Depende del rubro y el nivel de rotación. Para retail y almacenes, lo ideal es semanal o quincenal; para productos de baja rotación, puede ser mensual o trimestral. Los conteos cíclicos son recomendados para no detener la operación.